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Cómo se organiza un auto fest, paso a paso

Antes de que un proyecto stance ruede hacia la carpa, hay una secuencia que no se puede saltar: convocatoria de expositores, revisión de fichas técnicas, asignación de espacios por altura y ancho de vía, montaje con horarios cerrados y una jornada de evaluación donde el público recorre los pasillos con criterios publicados de antemano. Esta página explica ese orden, qué se espera de cada parte y dónde suelen aparecer los cuellos de botella reales.

Cómo se organiza una temporada de auto show, paso a paso

La página de implementación explica el orden real de trabajo: desde la inscripción de un proyecto hasta el desmontaje en el recinto. No es un resumen de intenciones, sino la secuencia que seguimos con talleres, expositores y equipo de montaje. Cada etapa tiene fechas, responsables y entregables concretos, y conviene leerlas antes de comprometer un coche para la temporada.

Convocatoria y registro de proyectos

La temporada abre con un periodo de inscripción donde se recibe la ficha técnica del vehículo: año, motor, suspensión, llantas y estado de pintura. En esta fase se confirma la categoría (stance, restauración, motor swap) y se pide material fotográfico reciente. Los cupos por carpa son limitados y se asignan por orden de confirmación, no por antigüedad del taller.

Revisión técnica y ajustes previos

Entre la inscripción y el montaje hay una ventana de revisión. Ahí se detectan holguras en pasos de rueda, diferencias de brillo entre paneles repintados y detalles de alineación que la luz de los focos deja al descubierto. Si el proyecto no pasa esta revisión, se reprograma para la siguiente fecha en lugar de exponerse a medias.

Montaje en recinto y horarios de carpa

El montaje se hace por bloques horarios según la ubicación asignada. Los expositores entran con remolque o por sus propios medios, y el equipo de piso coordina el orden para no bloquear los accesos. Se recomienda llegar con margen: los retrasos en carretera son la causa más común de montajes apurados y de coches que quedan sin limpieza final.

Evaluación de proyectos durante el evento

Durante las jornadas abiertas, el comité recorre la carpa con una planilla de criterios: acabado, coherencia del conjunto, trabajo de interior y presentación general. Las observaciones se registran por proyecto y se comparten con el expositor al cierre, incluso cuando el resultado no avanza a la siguiente instancia.

Cierre de temporada y devolución de resultados

Al terminar el calendario se publican las fichas de cada proyecto con las notas recibidas y las fechas de las próximas convocatorias. Los expositores que quieran volver a presentarse reciben la devolución por correo y pueden coordinar una revisión en taller antes de la nueva inscripción.

Qué pasa después de que confirmás tu participación

El calendario de montaje no es flexible: los coches entran por tandas, con revisión previa de altura y anclajes. Si vas a exponer, el siguiente paso es reservar tu plaza de exposición y avisarnos del tipo de proyecto para asignarte carpa y horario de ingreso.

Antes de la fecha, te enviamos la ficha de montaje con medidas de paso de rueda, tolerancias de offset y lista de materiales permitidos dentro del recinto. Los proyectos stance que llegan sin esa revisión suelen perder tiempo en pista y quedan fuera de la lectura de los focos.

Si todavía estás definiendo el acabado o el pulido, revisá primero las notas de taller y los criterios de corrección de pintura que publicamos en el blog. Ahí están los detalles que después se notan bajo las luces de la carpa.

Reservar plaza de exposición

Consultas de montaje y logística: soluciones para expositores · formatos de participación

Canales de soporte durante la implementación

Si algo se traba en medio del montaje o de la coordinación con el recinto, hay tres vías para escribirnos. Respondemos dentro del horario de taller y priorizamos los mensajes que llegan con fotos del estado real del proyecto.

Escribí a info@voteyourfaceoff.com cuando necesites revisar planos de carpa, horarios de ingreso de expositores o listas de materiales que pedimos antes del armado. Adjuntá fotos del coche y del espacio asignado si la duda es de ubicación. Contestamos en un plazo de uno a dos días hábiles, y si el mensaje llega después de las 18:00 se responde al día siguiente por la mañana.

El +54 9 11 9886 2971 queda activo para imprevistos de último momento: un remolque que no llega, un panel que se movió en el viaje o una acreditación que falta en la puerta. Fuera de fechas de auto fest el teléfono se atiende en horario de oficina. Si no contestamos, dejá un mensaje con el nombre del proyecto y el número de stand.

En 2 de Septiembre, Santiago del Estero, 4200, Argentina, atendemos reuniones con expositores que prefieren revisar el armado en persona. Conviene avisar con antelación para coordinar con quien lleva la logística del recinto. Estas visitas sirven para ajustar medidas de carpa, revisar tomas eléctricas y definir el ángulo de entrada del coche antes del montaje.

Las dudas de inscripción y documentación se resuelven en uno o dos días hábiles. Las consultas técnicas sobre stance, offsets o iluminación suelen llevar más intercambio porque dependen de fotos y medidas. Los pedidos de cambio de ubicación dentro del recinto se evalúan según disponibilidad y no siempre se pueden confirmar. Si el caso es urgente, marcalo en el asunto del correo.

Muchas consultas sobre etapas de montaje, criterios de evaluación y logística de traslado ya están resueltas en la sección de preguntas. Si después de leerlas sigue la duda, escribinos con el detalle puntual. Para temas de privacidad o tratamiento de datos, la información está en la política del sitio.

Cómo trabajamos cada edición del auto fest

El orden de montaje, la revisión de proyectos y los tiempos de carpa se repiten en cada fecha. Aquí está el detalle práctico de lo que puedes esperar cuando inscribes un coche o llegas como público.

Inscripción con ficha técnica

Antes de confirmar el espacio pedimos fotos de los cuatro costados, medidas de offset y una nota sobre el estado de pintura. Esa ficha define en qué zona de la carpa conviene ubicar el proyecto y qué focos van a apuntarle durante las dos jornadas.

Montaje por bloques horarios

Los expositores entran por franjas de dos horas según el tamaño del vehículo. Los remolques se descargan en el patio trasero y no pueden quedar sobre la pista. Si llegas fuera de tu franja, el coche espera hasta la siguiente ventana libre.

Revisión de acabados en pista

Una vez armado el set, un equipo recorre los pasillos con linterna lateral para detectar micro-rayas, paneles desalineados o plásticos sin tratar. No es una inspección técnica: es una lectura de cómo se ve el coche bajo la luz real del recinto.

Evaluación abierta entre asistentes

El público recorre la carpa con una papeleta por categoría y anota el número del proyecto que más le llamó la atención. El conteo se hace al cierre del segundo día y los resultados se publican en el sitio sin ordenar por marcas ni presupuestos.

Retiro y limpieza del espacio

El desmontaje empieza cuando baja el último visitante. Cada expositor deja su parcela barrida y se lleva los bidones, trapos y cajas que trajo. Los elementos olvidados quedan en depósito hasta la siguiente fecha del calendario.

Documentación posterior

Terminada la fecha publicamos un resumen con los proyectos participantes, las categorías y las notas de montaje que sirvieron para la próxima edición. Ese archivo queda como referencia para quien quiera preparar un stance o un restomod de cara al siguiente auto fest.

Si quieres ver el detalle de categorías y criterios de evaluación antes de inscribirte, revisa las categorías y formatos de participación o consulta cómo adaptamos el montaje a proyectos especiales.

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